Wageni wengi wa mara ya kwanza hufanya uamuzi kuhusu kanisa ndani ya wiki moja. Si kwa sababu ya mahubiri au muziki peke yake, bali kwa sababu ya swali moja rahisi: je, kuna mtu aliyeona kuwa nilikuwepo?
Mpango mzuri wa ufuatiliaji hujibu swali hilo kwa "ndiyo" iliyo wazi — bila kumlemea mgeni. Huu hapa ni mpangilio wa siku saba unaofaa makutaniko madogo na makubwa vilevile.
Kabla ya Jumapili: amua nani anamiliki ufuatiliaji
Ufuatiliaji hushindwa unapokuwa kazi ya kila mtu. Kabla ya kubadilisha jambo lingine lolote, teua timu ndogo ya mapokezi au ufuatiliaji na mtu mmoja anayewajibika kuhakikisha kila mgeni anawasiliwa. Kubalianeni mambo matatu:
- Jinsi mnavyokusanya taarifa. Kadi ya karatasi, msimbo wa QR kwenye skrini unaofungua fomu ya mawasiliano, au dawati la mapokezi lenye kompyuta kibao.
- Nani anawasiliana na nani. Waunganishe wageni na washiriki wa timu walio na umri au hatua ya maisha inayofanana pale inapowezekana.
- Maelezo yanakwenda wapi. Rekodi ya pamoja ya kila simu na ujumbe, ili mtu yeyote asiwasiliwe mara mbili siku moja — wala asisahaulike.
Siku ya 0 (Jumapili): karibisho na shukrani
Wasalimie wageni kwa uchangamfu, wape kitu cha manufaa (mfuko wa makaribisho, maelekezo ya kanisa la watoto, kadi rahisi yenye muda wa ibada) na ukusanye taarifa zao kwa ruhusa.
Ndani ya saa chache, tuma ujumbe mfupi wa shukrani kwa SMS au WhatsApp:
Habari {first_name}, asante kwa kuabudu nasi leo katika Grace Assembly! Ilikuwa furaha kukuona. Ikiwa kuna jambo lolote tunaloweza kukuombea au kukusaidia, jibu tu ujumbe huu.
Uwe wa kibinafsi na mfupi. Epuka kuambatisha orodha ndefu ya programu katika hatua hii.
Siku ya 1: simu ya kibinafsi
Simu kutoka kwa mchungaji au mshiriki wa timu ya mapokezi bado ndiyo hatua yenye nguvu zaidi. Uliza walionaje ibada, kama wana maswali na kama kuna jambo unaloweza kuwaombea. Andika dokezo la mstari mmoja baadaye.
Wasipopokea, acha ujumbe wa sauti wa kirafiki au tuma ujumbe wa sauti kwenye WhatsApp badala yake. Usipige simu mara kwa mara.
Siku ya 3: mwaliko wa kujiunga
Waalike kwenye hatua moja mahususi inayofaa kile ulichosikia kwenye simu: ibada ya katikati ya wiki, ushirika wa nyumbani karibu na wanapoishi, usiku wa vijana au chakula cha mchana cha wageni wapya. Mwaliko mmoja ulio wazi ni bora kuliko mialiko mitano isiyo wazi.
Siku ya 5: taarifa wanazoweza kuzihifadhi
Tuma barua pepe au ujumbe mfupi wenye mambo ya msingi: muda wa ibada, mahali pa kuegesha, jinsi kanisa la watoto linavyofanya kazi, jinsi ya kujiunga na kikundi na kiungo cha tovuti au programu yenu. Huu ndio wakati wa darasa lenu la wageni wapya au kozi ya "gundua".
Siku ya 7: waalike warudi — kisha wakabidhi
Mwishoni mwa wiki, tuma ukumbusho wa kirafiki kuhusu Jumapili. Baada ya ziara ya pili, mkabidhi mtu huyo kwa kiongozi wa seli au kikundi atakayeendelea kuwasiliana naye tangu hapo, na urekodi makabidhiano hayo.
Cha kupima
Huwezi kuboresha usichokihesabu. Kila mwezi, angalia:
- Wageni wa mara ya kwanza wangapi mliwakaribisha.
- Wangapi walipigiwa ndani ya saa 24.
- Wangapi walirudi angalau mara moja katika wiki nne zilizofuata.
- Wangapi walijiunga na kikundi au darasa ndani ya miezi mitatu.
Heshimu matakwa ya watu
Hakikisha kila wakati ni rahisi kwa watu kusema "tafadhali acha". Heshimu maombi ya kuacha mara moja, weka taarifa binafsi kuwa siri na uzishiriki tu na wale wanaozihitaji.
Jinsi ChurchBright inavyosaidia
Katika ChurchBright, wageni waliokusanywa kwenye kadi ya mawasiliano au dawati la mapokezi huongezwa kwenye Watu kama wageni wa mara ya kwanza. Hatua za ufuatiliaji zinaweza kupangwa ili mtu sahihi akumbushwe siku sahihi, ujumbe unaweza kutumwa kwa SMS, WhatsApp, sauti au barua pepe kwa vitambulisho vya kuunganisha kama {first_name}, na kila simu na dokezo hubaki kwenye wasifu wa mtu huyo. Kisha dashibodi inaonyesha ni wageni wangapi walirudi — ili uone kama mpango wenu unafanya kazi.
Haijalishi mnatumia zana gani, kiini cha ufuatiliaji ni kilekile: watambue watu, waombee na uwasaidie kuchukua hatua moja inayofuata.